Instrumento normativo que define los lineamientos, políticas éticas y condiciones que rigen la relación comercial con todos nuestros aliados estratégicos a nivel nacional.
El presente Manual Integral de Proveedores y Contratistas es el instrumento normativo de Administraciones GJ que define los lineamientos y condiciones que rigen la relación comercial con todas las personas naturales o jurídicas que suministren bienes, servicios o ejecuten obras para la organización.
El manual tendrá alcance en las localidades del territorio colombiano donde la empresa tenga presencia. Se aplicará a todas las personas naturales o jurídicas que suministren bienes, servicios, ejecuten obras civiles o servicios especializados, donde se establezca una relación contractual para la realización de actividades con nuestros clientes y Administraciones GJ.
Administraciones GJ considera la Seguridad y Salud en el Trabajo de sus contratistas, proveedores y subcontratistas como una prioridad estratégica irrenunciable. De conformidad con los artículos 34 y 35 del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 1562 de 2012, existe responsabilidad solidaria en materia laboral y de seguridad social.
El contratista debe proveer gratuitamente EPP certificados para cada labor, con registro auditable de su entrega. Se suspende la labor si se detectan EPP defectuosos.
Al ingresar, presentar inventario técnico. Certificar programa de inspección y mantenimiento preventivo de todo equipo crítico.
Mantener áreas limpias y señalizadas. Prohibido obstruir zonas de circulación, extintores, gabinetes contra incendios o salidas de emergencia.
Reportar inmediatamente cualquier incidente o accidente. La investigación correspondiente debe remitirse a GJ en máximo 15 días calendario posteriores al evento.
Disponer de botiquín portátil equipado y personal capacitado en primeros auxilios, dimensionado según el número de trabajadores y el nivel de riesgo.
En Administraciones GJ promovemos relaciones comerciales basadas en la honestidad, la transparencia, el respeto y el cumplimiento de la ley. Nuestra cultura organizacional trasciende a todos nuestros aliados comerciales.
Actuar siempre con transparencia, rectitud y ética en cada uno de los procesos de compra, contratación y ejecución.
Valorar a todas las personas con las que se interactúa, fomentando un ambiente de cordialidad, consideración mutua e inclusión.
Trabajar con dedicación, garantizando responsabilidad y altos estándares de calidad en la entrega de productos o ejecución de servicios.
Mantener comunicación clara, veraz y oportuna, promoviendo la confianza mutua y el registro adecuado de cada operación.
Conocer y acatar rigurosamente todas las leyes, normativas laborales, de protección de datos y reglamentos aplicables a su actividad comercial.
Respetar de manera innegociable los derechos humanos y laborales de sus propios trabajadores y subcontratistas, garantizando condiciones de trabajo dignas.
Promover espacios libres de discriminación, acoso y violencia. Prohibido presentarse bajo la influencia del alcohol o sustancias psicoactivas en las instalaciones.
Representar a GJ con integridad y profesionalismo en toda interacción con clientes finales, resolviendo inquietudes de manera ágil y en los plazos acordados.
Los recursos de Administraciones GJ usados en la ejecución del contrato deben optimizarse y utilizarse exclusivamente para actividades laborales autorizadas.
Informar de manera precisa sobre la ejecución de servicios, facilitando auditorías. No se tolerará falsificación de documentos ni sobrefacturación de servicios no prestados.
Administraciones GJ mantiene una política de cero tolerancias frente al soborno, la corrupción, el fraude y cualquier práctica que genere ventajas inapropiadas.
Los proveedores y contratistas tienen la obligación de declarar cualquier situación que pueda representar un conflicto de interés y de respetar nuestra política de regalos e invitaciones, preservando así la objetividad e integridad en todos los procesos de contratación.
Los proveedores deberán informar cualquier situación que pueda representar un conflicto de interés real, potencial o aparente. Esto incluye:
No se permite ofrecer regalos, incentivos económicos, comisiones o beneficios personales a colaboradores de la empresa. El material POP (agendas, bolígrafos, calendarios) no es catalogado como regalo o incentivo a la decisión de negocio.
Promovemos relaciones comerciales transparentes y seguras. Toda información generada en el marco de la prestación del servicio tiene carácter confidencial y está sujeta a las normas de protección de datos (Ley 1581 de 2012).
Los proveedores y contratistas deberán reportar cualquier conducta irregular relacionada con fraude, corrupción, sobornos, conflictos de interés, alteración de documentos o incumplimientos éticos o legales.
info@administracionesgj.com
Línea Ética: +57 313 732 8732
Los proveedores y contratistas se comprometen a:
Administraciones GJ podrá suspender o finalizar relaciones comerciales cuando identifique:
Administraciones GJ reconoce a sus proveedores y contratistas como aliados estratégicos. Promovemos relaciones basadas en transparencia, cumplimiento y beneficio mutuo.
Suministrar de manera oportuna la información y documentación requerida para vinculación, actualización y validación.
Entregar productos y/o prestar servicios en las condiciones, tiempos y términos previamente acordados.
Presentar facturación y soportes completos conforme a los requisitos de la empresa y la normatividad vigente.
Garantizar que toda información financiera, tributaria y comercial suministrada sea veraz y actualizada.
La empresa realizará los pagos conforme a las condiciones pactadas, los procedimientos internos y la disponibilidad de recursos del cliente. Toda transacción estará sujeta a retenciones, impuestos y deducciones según la legislación vigente.
Todo bien o servicio destinado a nuestros clientes deberá emitir una factura electrónica. Este documento, junto con los soportes que lo justifiquen, deberá remitirse obligatoriamente a: facturacionelectronica@administracionesgj.com para continuar con el trámite de pago.
Administraciones GJ implementa un modelo de mejora continua mediante encuestas de satisfacción tipo NPS (Net Promoter Score). Este mecanismo permite identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos, de comunicación, pagos y servicio.
La encuesta se diligencia de manera trimestral y hace parte del proceso de seguimiento y fortalecimiento de relaciones comerciales. La participación de los proveedores contribuye directamente al mejoramiento continuo de nuestros procesos administrativos, pagos, comunicación y calidad del servicio.
Nota: Después de descargar y firmar el acta, envíala al correo de Compras: compras@administracionesgj.com. Usa el asunto indicado arriba.
Para cualquier consulta, solicitud o proceso relacionado con proveedores y contratistas, Administraciones GJ pone a disposición los siguientes canales de contacto por área.
